EDV in der Arztpraxis: Warum der Wechsel der Praxissoftware oft an der Infrastruktur scheitert

Eine neue Praxissoftware verspricht meist mehr Übersicht, schnellere Abläufe und weniger Papier. Entschieden wird sie oft von der Praxisleitung gemeinsam mit dem Softwareanbieter – und genau da beginnt das Problem. Denn eine Praxissoftware läuft nicht im luftleeren Raum. Sie braucht ein funktionierendes Netzwerk, einen Server, der sie zuverlässig ausliefert, und eine ganze Reihe von Geräten, die mit ihr sprechen müssen: Kartenleser, Labordrucker, Scanner, teilweise auch bildgebende Geräte. Wird der Wechsel ausschliesslich als Softwareprojekt geplant, fehlt am Umstellungstag oft genau der Teil, der den Praxisalltag am meisten betrifft.

Das zeigt sich auch daran, dass die Nachfrage nach IT-Lösungen speziell für Arztpraxen spürbar zunimmt. Viele Praxen merken erst im Verlauf der Planung, dass ein Softwarewechsel deutlich mehr Fragen aufwirft, als der Softwareanbieter allein beantworten kann.

Warum der Aufwand grösser ist als gedacht

Vier Punkte gehen in der Planung besonders häufig unter:

• Altdaten: Patientendaten, Verläufe und Dokumente müssen in die neue Software übernommen werden – und danach dort auch tatsächlich lesbar sein. Eine reine Datenübertragung genügt nicht, wenn Formate oder Strukturen nicht kompatibel sind.
• Geräteanbindung: Kartenleser, Labordrucker und andere Peripheriegeräte sind oft über Jahre auf das alte System eingerichtet. Beim Wechsel müssen sie neu angebunden und getestet werden, teils mit Treibern oder Netzwerkeinstellungen, die nichts mit der Software selbst zu tun haben.
• Aufbewahrung der Altdaten: Auch wenn das alte System abgeschaltet wird, bleiben die darin gespeicherten Daten aufbewahrungspflichtig. Wie lange und in welcher Form, ist eine Frage, die eine Fachperson für Datenschutz oder eine Rechtsberatung im Einzelfall klären sollte – pauschale Aussagen dazu wären nicht seriös.
• Erreichbarkeit am Umstellungstag: Wenn am Stichtag der Kartenleser nicht mehr spricht oder der Server die neue Software nicht ausliefert, braucht es sofort jemanden, der sich auskennt. Der Softwareanbieter ist dafür oft nicht der richtige Ansprechpartner, weil das Problem meist in der Infrastruktur liegt, nicht im Programm.

Diese Punkte lassen sich nicht am Umstellungswochenende improvisieren. Wer sie erst dann entdeckt, verliert Praxiszeit, im schlechtesten Fall auch Patientendaten oder deren Nachvollziehbarkeit.

Wie sich das lösen lässt

Ein Softwarewechsel in der Arztpraxis gehört als IT-Projekt geplant, nicht als reines Software-Update. Das heisst konkret: Vor dem Umstellungstermin wird geprüft, welche Geräte angebunden werden müssen und ob sie mit der neuen Software kompatibel sind. Die Datenübernahme wird getestet, bevor das alte System abgeschaltet wird – nicht erst danach. Und es ist von Anfang an klar, wer am Umstellungstag ansprechbar ist, wenn etwas nicht funktioniert wie geplant.

Genau das ist der Unterschied zwischen einem Wechsel, der reibungslos verläuft, und einem, der die Praxis tagelang beschäftigt.

Was padcom für Arztpraxen übernimmt

padcom betreut Arztpraxen in der ganzen Deutschschweiz, von Wil SG aus etwa in St. Gallen, Toggenburg und Winterthur, von Cham ZG aus in Zug, Baar, Luzern und Zürich. Wir kümmern uns um die Infrastruktur, die unter jeder Praxissoftware liegt: Netzwerk, Cloud-Server und Backup aus einer Hand, im monatlichen Abo ohne Hardwarekauf. Ihre Daten liegen dabei in einem von drei Schweizer Rechenzentren, betrieben von NTT, Digital Realty oder Green.

Beim Wechsel der Praxissoftware sorgen wir dafür, dass Geräte wie Kartenleser und Labordrucker angebunden sind, dass die Datenübernahme technisch sauber läuft und dass am Umstellungstag jemand erreichbar ist, der sich mit Ihrer Infrastruktur auskennt – dasselbe Team über die ganze Betreuungsdauer, kein wechselndes Hotline-Personal. Fragen rund um Aufbewahrungspflichten für Altdaten klären wir nicht selbst, sondern verweisen dafür an die passende Fachperson. Mehr zu unserem Angebot für Praxen finden Sie auf unserer Themenseite «IT für Arztpraxen».

Wenn bei Ihnen ein Softwarewechsel ansteht und Sie die Frage «Wer ist zuständig, wenn am Umstellungstag der Kartenleser nicht mehr spricht?» noch nicht beantwortet haben, sprechen Sie mit uns. Vereinbaren Sie ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch mit padcom.