Geschäftsrelevante E-Mails müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden – unverändert und jederzeit lesbar. Das verlangen Obligationenrecht und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Ein Postfach-Archivordner erfüllt diese Anforderung nicht.
Warum das Postfach kein Archiv ist
- Veränderbar: E-Mails im Postfach lassen sich löschen oder bearbeiten – revisionssicher ist das nicht.
- Unvollständig: Was ein Mitarbeitender vor dem Ausscheiden löscht, ist weg – inklusive Vertragskorrespondenz.
- Unauffindbar: Im Streitfall eine sieben Jahre alte Mail-Konversation zu finden, wird ohne durchsuchbares Archiv zur Tagesaufgabe.
- Speicherfresser: Volle Postfächer bremsen Outlook und treiben die Microsoft-365-Kosten in die Höhe.
Was revisionssichere Archivierung leistet
Eine E-Mail-Archivierung speichert jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch, unveränderbar und vollständig – bevor jemand sie löschen kann. Jede Mail bleibt über die gesamte Aufbewahrungsfrist per Volltextsuche auffindbar, inklusive Anhänge. Berechtigungen regeln, wer welche Archive einsehen darf.
Der Nebeneffekt: Entlastung
Alte Mails wandern automatisch ins Archiv – die Postfächer bleiben schlank, Outlook schnell, und beim Wechsel eines Mail-Systems geht nichts verloren.
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