Ein Treuhandbüro verwaltet nicht einfach Zahlen. Es verwaltet Löhne, Umsätze, Steuerunterlagen und private Vermögensverhältnisse – und zwar für Dutzende Mandanten gleichzeitig, oft in denselben Systemen, auf denselben Laufwerken. Genau daraus ergibt sich eine Frage, die in vielen Büros noch nie offen gestellt wurde: Sieht jede Mitarbeiterin wirklich nur die Mandate, für die sie zuständig ist – oder sieht sie, technisch betrachtet, einfach alles?
Fragt man in gewachsenen Strukturen nach, lautet die ehrliche Antwort fast immer: alle sehen alles. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil nie jemand bewusst entschieden hat, es anders einzurichten. Die Ablage ist über Jahre gewachsen, neue Mitarbeitende wurden einfach in bestehende Strukturen eingebunden, und niemand wollte im Tagesgeschäft Zeit für Berechtigungsfragen aufwenden, die akut keinen Nutzen brachten.
Die zweite Ebene des Problems zeigt sich besonders in der Abschlusssaison. Aushilfen und Praktikantinnen erhalten oft rasch Zugriff, weil es schnell gehen muss – und dieser Zugriff wird nach Saisonende selten konsequent wieder entzogen. Dasselbe gilt für ausgetretene Mitarbeitende: Ihr Konto existiert in vielen Fällen weiter, mit denselben Rechten wie am letzten Arbeitstag. Ob tatsächlich noch jemand darauf zugreift, lässt sich im Nachhinein kaum mehr zuverlässig nachvollziehen.
Die dritte Ebene ist die eigentliche Pointe, und sie betrifft nicht die Technik, sondern das Vertrauensverhältnis selbst: Ein Mandant hat seine Unterlagen dem Treuhänder anvertraut – einer bestimmten Person oder einem klar definierten Team, dem er vertraut. Er hat sie nicht dem gesamten Büro anvertraut, inklusive aller Aushilfen, aller ehemaligen Angestellten und aller Mitarbeitenden, die mit seinem Mandat fachlich nie zu tun hatten. Dieser Unterschied ist oft nur auf dem Papier existent, technisch aber nicht umgesetzt.
Warum das teurer wird, als man zunächst denkt, zeigt sich erst, wenn etwas auffällt: ein ehemaliger Mitarbeiter, der noch Zugriff hatte, ein Mandant, der zufällig erfährt, dass eine unbeteiligte Person seine Lohnliste geöffnet hat, oder eine interne Nachfrage, die das Büro nicht sauber beantworten kann. Zugriffsrechte im Nachhinein zu korrigieren ist technisch meist einfach. Das Vertrauen eines Mandanten im Nachhinein wiederherzustellen, ist es nicht. Und genau hier liegt der eigentliche Unterschied zwischen einer Schikane und einer sinnvollen Massnahme: Zugriffsbeschränkung ist im Treuhandwesen keine bürokratische Pflichtübung, sondern die technische Umsetzung dessen, was das Mandat überhaupt erst möglich macht – Vertrauen.
Gelöst wird das nicht durch eine einzelne Einstellung, sondern durch ein durchdachtes Zusammenspiel: klare Zuordnung, wer auf welches Mandat zugreifen darf, nachvollziehbare Protokollierung dieser Zugriffe, eine geregelte Routine beim Austritt von Mitarbeitenden und eine regelmässige Überprüfung, ob die vergebenen Rechte noch der aktuellen Realität entsprechen. Das klingt einfach, ist in gewachsenen IT-Umgebungen aber selten sauber umgesetzt – und sollte, gerade wegen der Sensibilität der Daten, nicht im Alleingang «mal eben» konfiguriert werden. Hier ist Fachwissen gefragt, das über die reine IT-Administration hinausgeht und auch berufsrechtliche und datenschutzrechtliche Fragestellungen mitdenkt. Ob und in welchem Umfang bestimmte Vorgaben aus dem Datenschutzgesetz oder dem Berufsrecht im Einzelfall gelten, kann im Zweifel nur eine spezialisierte Fachperson oder die zuständige Treuhand-Organisation verbindlich einschätzen.
padcom betreut seit zwölf Jahren über 465 Schweizer KMU, darunter Treuhandbüros mit genau dieser Ausgangslage. Im Bereich Cloud Server liegen Mandantendaten kontrolliert in einem von drei Schweizer Rechenzentren, mit dokumentierten und nachvollziehbaren Zugriffen statt einer offenen Ablage, auf die jede und jeder im Büro zugreifen kann. Als Managed Service betreut Sie dabei durchgehend dasselbe Team, das Ihre Struktur kennt – kein wechselndes Hotline-Personal, sondern feste Ansprechpartner, die wissen, welches Mandat welchen Zugriff benötigt. Mehr zu unserem Angebot speziell für Treuhandbüros finden Sie auf unserer Branchenseite it-fuer-treuhaender.
Häufige Fragen
Muss wirklich jede Mitarbeiterin nur ihre eigenen Mandate sehen können?
Aus Sicht des Mandantenvertrauens ist das der sauberste Zustand, auch wenn er in der Praxis nicht immer eins zu eins umsetzbar ist. Entscheidend ist, dass der Zugriff einer nachvollziehbaren Logik folgt und nicht einfach historisch gewachsen ist. Ob und wie weit das im Einzelfall rechtlich verbindlich vorgeschrieben ist, sollte eine Fachperson für Datenschutz oder Berufsrecht beurteilen.
Was passiert mit den Zugriffsrechten, wenn jemand das Büro verlässt?
In vielen Büros bleibt das Konto schlicht bestehen, weil niemand explizit für dessen Deaktivierung zuständig ist. Das ist ein häufig unterschätztes Risiko, weil damit ehemalige Mitarbeitende theoretisch weiterhin Zugriff auf hochsensible Daten haben könnten. Eine geregelte Routine beim Austritt gehört deshalb zu den Grundlagen eines sauberen Zugriffskonzepts.
Sind Aushilfen in der Abschlusssaison ein besonderes Risiko?
Ja, weil Zugriff in Zeitdruck oft schnell und grosszügig vergeben, aber selten ebenso konsequent wieder entzogen wird. Gerade saisonale Mitarbeitende sollten nur so viel sehen können, wie für ihre konkrete Aufgabe nötig ist. Das reduziert die Zahl der Personen, die theoretisch Zugriff auf fremde Mandate haben, erheblich.
Reicht ein gutes Passwort nicht aus, um Mandantendaten zu schützen?
Ein Passwort schützt den Zugang zum System, sagt aber nichts darüber aus, was eine Person innerhalb des Systems sehen darf, sobald sie angemeldet ist. Die eigentliche Frage ist nicht, wer hineinkommt, sondern wer dort auf welches Mandat zugreifen kann. Das ist eine Frage der internen Rechtestruktur, nicht der Passwortqualität.
Können wir Mandanten gegenüber überhaupt belegen, wer ihre Daten einsehen kann?
Nur, wenn Zugriffe sauber dokumentiert und nachvollziehbar protokolliert sind. Ohne eine solche Struktur lässt sich diese Frage im Ernstfall nicht verlässlich beantworten, selbst wenn man überzeugt ist, intern alles im Griff zu haben. Genau das macht eine klare Zugriffsregelung auch zu einem Instrument der Mandantenkommunikation.
Wenn Sie sich fragen, ob Sie einem Mandanten heute schriftlich erklären könnten, wer in Ihrem Büro seine Lohndaten öffnen kann – sprechen Sie mit uns. In einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre aktuelle Struktur und zeigen auf, wo Handlungsbedarf besteht.
Autor: padcom News Team
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