Wenn nur eine Person Ihre IT versteht: Die Abhängigkeit, die niemand geplant hat

Es gibt in vielen Schweizer KMU einen Menschen, den alle anrufen, wenn etwas nicht geht. Manchmal ist es ein ausgebildeter Informatiker. Oft ist es der Mitarbeiter, der sich damit halt auskennt und es über die Jahre einfach übernommen hat. Er richtet neue Arbeitsplätze ein, kennt die Firewall, weiss, warum der Drucker im Sitzungszimmer eine Sonderbehandlung braucht, und hat die Zugangsdaten im Kopf.

Solange er da ist, funktioniert das gut. Das ist kein Vorwurf, sondern der Grund, warum niemand hinschaut.

Wie Abhängigkeit entsteht, ohne dass jemand sie will

Der entscheidende Punkt ist nicht Absicht. Es braucht keine. Es genügt, dass niemand einen Nachfolger hat.

Wer allein zuständig ist, dokumentiert nicht. Für wen auch. Wer unter Zeitdruck eine Lösung findet, lässt sie stehen, weil sie funktioniert. Und jede dieser Lösungen wird zur Voraussetzung für die nächste. Ein Skript, das nachts etwas verschiebt. Eine Freigabe, die vor drei Jahren für einen Lieferanten geöffnet wurde. Ein Server, der neu startet, wenn man vorher etwas anderes stoppt. Nichts davon ist falsch. Alles davon ist nur einer Person erklärbar.

Nach fünf Jahren gibt es dann eine Umgebung, die eine Person versteht, und einen Betrieb, der davon abhängt, ohne das je entschieden zu haben.

Der Moment, in dem es sichtbar wird

Es fällt nicht auf, solange es läuft. Es fällt auf, wenn es nicht mehr läuft: bei einer Kündigung, bei einer längeren Krankheit, manchmal schon bei zwei Wochen Ferien.

Dann stellt sich nicht die Frage, wer die Störung behebt. Dann stellt sich die Frage, wo man überhaupt anfängt. Wer den Zugang zur Firewall hat. Ob es eine Liste der Lizenzen gibt. Welche Verträge im Hintergrund laufen und wann sie auslaufen. Welches Gerät wofür zuständig ist. Ein externer Dienstleister kann das aufarbeiten, aber er tut es dann unter Druck, im Blindflug und auf Ihre Kosten.

Fünf Fragen, die den Ist-Zustand offenlegen

Nehmen Sie sich zwei Minuten. Wenn Sie eine dieser Fragen nicht beantworten können, kennen Sie Ihr Risiko:

1. Wer hat neben Ihrem IT-Verantwortlichen die Zugänge zu Firewall, Server, Domain und Microsoft-365-Administration?
2. Könnte eine fremde Fachperson Ihre Umgebung anhand einer Dokumentation übernehmen, oder nur mit ihm daneben?
3. Lauten die Verträge mit Provider, Lizenzhändler und Lieferant auf Ihre Firma oder faktisch auf eine Person?
4. Was läuft bei Ihnen auf Systemen, die nur eine Person konfigurieren kann?
5. Wann wurde bei Ihnen zuletzt eine Wiederherstellung geprobt, und nicht nur ein Backup als erfolgreich gemeldet?

Die meisten Betriebe scheitern an Frage zwei. Und Frage fünf ist die, bei der es im Ernstfall wirklich teuer wird.

«Wir sind zwei» ist keine Stellvertretung

Der häufigste Einwand lautet, man sei ja nicht auf eine Person angewiesen, es gebe zwei. Das klingt nach Absicherung, ist aber meistens keine.

Zwei Personen in einem KMU teilen sich die IT selten hälftig. Sie teilen sie auf: Der eine macht Netzwerk und Server, die andere Arbeitsplätze und Microsoft 365. Beide sind in ihrem Bereich gut, und beide haben vom Bereich des anderen nur eine ungefähre Vorstellung. Damit hat der Betrieb nicht eine Absicherung, sondern zwei Einzelrisiken.

Die Frage lautet also nicht, wie viele es sind. Sie lautet: Kann die eine Person die Arbeit der anderen zwei Wochen übernehmen, ohne dass jemand von aussen dazukommen muss?

Was ein Vollzeitlohn nicht abdeckt

Es gibt gute Gründe für eine interne IT-Person, und viele Betriebe brauchen sie. Nur wird die Rechnung selten fertig gemacht.

Auf der Lohnabrechnung steht der Bruttolohn. Nicht darauf stehen die Arbeitgeberbeiträge, die Weiterbildung, die es braucht, damit jemand über Netzwerk, Firewall, Server, Telefonie, Backup, Datenschutz und Microsoft 365 hinweg aktuell bleibt, die Ferien- und Krankheitsabdeckung, der Arbeitsplatz und die Werkzeuge. Und nicht darauf steht, was nachts, an Wochenenden und über Feiertage passiert, wenn ein Datenträger ausfällt und niemand hinschaut. Eine Person kann nicht rund um die Uhr überwachen.

Fachliche Breite ist der zweite Punkt. Kein Einzelner ist in all diesen Gebieten gleichzeitig auf dem aktuellen Stand. Das ist keine Kritik an der Person, sondern eine Aussage über den Umfang.

Der Ausweg ist nicht zwingend eine Kündigung

Wer die Abhängigkeit auflösen will, muss niemanden entlassen. Es gibt zwei Wege, und beide funktionieren.

Der eine: Der Betrieb der Infrastruktur geht an einen Dienstleister, die interne Person bleibt für Anwendungen, Projekte und den Alltag, ohne Pikett und ohne Alleinverantwortung. Der andere: Der Betrieb wird vollständig ausgelagert.

Was in beiden Fällen zählt, ist nicht der Wechsel selbst, sondern was danach anders ist. Eine Umgebung, die einem Standard folgt statt einer Gewohnheit. Zugänge, die einer Firma gehören und nicht einem Gedächtnis. Eine Dokumentation, die es auch dann gibt, wenn niemand fragt. Ein Team mit mehreren Fachleuten pro Bereich, damit Ferien und Krankheit organisiert sind und kein Ereignis.

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme, kein Vertrag

Bevor irgendetwas wechselt, muss klar sein, was überhaupt da ist. Welche Geräte, welche Programme, welche Konten, welche Zugriffe, welche Verträge. Diese Auslegeordnung ist der eigentliche Wert. Sie beendet die Abhängigkeit von einer Person nämlich bereits, bevor ein einziges System umgestellt ist.

Bei padcom machen wir diese Aufnahme ausdrücklich gemeinsam mit der heutigen IT eines Betriebs, nicht gegen sie. Wer sein Handwerk kennt, hat davor keine Angst. Und die Unterlagen gehören danach Ihnen, auch dann, wenn Sie sich gegen uns entscheiden.

Zwei Wege, das für Ihren Betrieb zu klären

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Dort steht die Rechnung offen: der Preisrahmen, der Vergleich zu einer internen IT-Stelle und der Punkt, ab dem sich Auslagern nicht mehr über die Kosten rechnet.