Ein Bauprojekt wird abgenommen, die Schlussrechnung ist beglichen, das Team wendet sich dem nächsten Auftrag zu. Für das Planungsbüro ist das Projekt damit organisatorisch erledigt. Für die Daten gilt das nicht. Pläne, Änderungsstände, Korrespondenz mit Bauherrschaft und Behörden, Abnahmeprotokolle – all das muss oft noch viele Jahre verfügbar sein. Nicht, weil man täglich darauf zugreift, sondern weil genau dieser Planstand im Streitfall oder bei einem späteren Umbau plötzlich im Zentrum steht.
In der Praxis sieht das Vorgehen oft ähnlich aus: Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wird der Ordner auf eine externe Festplatte kopiert, die Platte wandert in den Schrank. Das Projekt ist damit aus dem aktiven System verschwunden – und aus dem Blickfeld. Niemand prüft regelmässig, ob die Platte noch funktioniert, ob die Dateien sich noch öffnen lassen oder ob überhaupt noch jemand weiss, welche Version auf welcher Platte liegt. Das Problem zeigt sich meist erst dann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann: in einem Streitfall oder wenn ein Bauherr nach Jahren mit einer Umbaufrage wieder anklopft.
Hier liegt ein Punkt, der häufig unterschätzt wird: Archivierung ist nicht dasselbe wie Backup. Ein Backup schützt den aktuellen Datenbestand vor Verlust – falls ein Server ausfällt oder eine Datei versehentlich gelöscht wird, lässt sich der jüngste Stand wiederherstellen. Ein Archiv hat eine andere Aufgabe: Es muss einen einmal abgeschlossenen Stand über Jahre hinweg unverändert und lesbar halten, auch wenn sich die eingesetzte Software oder die Dateiformate in der Zwischenzeit weiterentwickelt haben. Wer beides vermischt, merkt die Lücke oft erst, wenn sie bereits zum Problem geworden ist.
Genau hier liegt das eigentliche Risiko der externen Platte im Schrank. Festplatten sind nicht für eine jahrzehntelange Lagerung konstruiert; nach rund zehn Jahren ist die Wahrscheinlichkeit eines Lesefehlers oder Totalausfalls deutlich gestiegen. Hinzu kommt ein zweites, oft übersehenes Risiko: Dateiformate veralten. Was heute nur mit einer bestimmten Programmversion zuverlässig geöffnet werden kann, lässt sich in acht oder zehn Jahren unter Umständen nicht mehr öffnen, weil die passende Softwareversion längst nicht mehr verfügbar ist. Die Daten sind dann formal vorhanden, aber faktisch unzugänglich.
Die Kernfrage, die sich jedes Planungsbüro ehrlich stellen sollte: Könnten Sie heute den Planstand eines Projekts von vor acht Jahren öffnen – und zwar so, dass er nachvollziehbar dem damaligen Stand entspricht? Wenn die Antwort unsicher ausfällt, ist das kein Randthema der IT-Abteilung, sondern ein Risiko, das im Streitfall juristisch relevant werden kann. Wer den damaligen Planstand nicht belegen kann, steht einem Problem gegenüber, das mit einer Festplatte im Schrank begonnen hat und am Ende vor Gericht oder in einer Verhandlung mit der Bauherrschaft endet. Ob und wie lange Projektunterlagen konkret aufbewahrt werden müssen, hängt von Vertrag, Projektart und Einzelfall ab – das lässt sich nicht pauschal beantworten und sollte im Zweifel mit einer Fachperson für Vertrags- und Haftungsfragen geklärt werden. Unabhängig von der genauen Frist bleibt aber klar: Ein abgeschlossenes Projekt ist keine erledigte Verantwortung, solange die Daten aufbewahrungspflichtig sind.
Eine saubere Lösung trennt Archivierung bewusst vom laufenden Betrieb. Abgeschlossene Projekte werden in einen definierten, unveränderlichen Zustand überführt, redundant gespeichert und in regelmässigen Abständen auf Lesbarkeit geprüft – nicht erst dann, wenn man die Daten dringend braucht. So bleibt nachvollziehbar, welcher Planstand zu welchem Zeitpunkt gültig war, und die Daten sind auch nach Jahren noch zugänglich, unabhängig davon, welche Software gerade im Büro im Einsatz ist.
padcom betreibt Datensicherung und Archivierung für Planungsbüros in drei Schweizer Rechenzentren. Abgeschlossene Projektstände werden dort zuverlässig und redundant abgelegt, die Wiederherstellbarkeit wird geprüft statt vorausgesetzt. Damit lässt sich ein Planstand auch nach Jahren wieder zugänglich machen – unabhängig davon, ob die ursprüngliche Festplatte noch funktioniert oder die damalige Software noch installiert ist. Wie sich das Thema Datensicherheit generell für Planungsbüros gestaltet, lesen wir im Beitrag «IT für Architekten» sowie im bestehenden Beitrag zum Thema Backup, die beide Hintergrund zu den Grundlagen liefern, auf denen eine saubere Archivierung aufbaut.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Backup und Archiv?
Ein Backup sichert den aktuellen Datenbestand, damit er bei Verlust oder Fehler wiederhergestellt werden kann. Ein Archiv hält einen abgeschlossenen, unveränderten Stand über Jahre hinweg lesbar und nachvollziehbar – auch dann, wenn sich Software und Dateiformate in der Zwischenzeit weiterentwickelt haben. Beide Funktionen ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht gegenseitig.
Wie lange müssen Projektunterlagen in einem Planungsbüro aufbewahrt werden?
Das hängt von Vertrag, Projektart und den jeweils geltenden vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Für eine verbindliche Einschätzung empfiehlt sich der Beizug einer Fachperson für Vertrags- oder Haftungsfragen. Unabhängig von der genauen Frist bleibt aber klar, dass abgeschlossene Projekte über Jahre hinweg verfügbar bleiben müssen.
Warum reicht eine externe Festplatte für die Archivierung nicht aus?
Festplatten sind nicht für eine jahrzehntelange Lagerung ausgelegt und können nach rund zehn Jahren ausfallen oder Lesefehler aufweisen. Zusätzlich veralten Dateiformate: Was heute problemlos geöffnet werden kann, lässt sich mit älterer Software in einigen Jahren möglicherweise nicht mehr öffnen. Eine einzelne Platte im Schrank bietet daher keine verlässliche Langzeitarchivierung.
Was passiert, wenn im Streitfall ein alter Planstand nicht mehr geöffnet werden kann?
Fehlt der Nachweis über einen bestimmten Planungsstand, kann das die eigene Position in einer Auseinandersetzung mit der Bauherrschaft oder anderen Projektbeteiligten erheblich schwächen. Ein technisches Problem – eine defekte Platte oder ein nicht mehr lesbares Dateiformat – wird damit faktisch zu einem rechtlichen Problem. Deshalb lohnt es sich, die Lesbarkeit archivierter Projektdaten regelmässig zu prüfen statt erst im Ernstfall.
Wie wird sichergestellt, dass archivierte Projektdaten auch nach Jahren noch lesbar sind?
Das erfordert eine Infrastruktur, die Daten redundant speichert und ihre Lesbarkeit in regelmässigen Abständen aktiv prüft, statt sich allein auf ein einmaliges Speichern zu verlassen. Zusätzlich braucht es eine Strategie für den Umgang mit veralteten Dateiformaten, damit alte Projektstände auch mit heutiger Software noch zugänglich bleiben.
Wenn Sie sich fragen, ob Ihre abgeschlossenen Projekte heute noch zuverlässig zugänglich wären, lohnt sich ein unverbindliches Gespräch. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit padcom und lassen Sie sich zeigen, wie eine saubere Trennung von Backup und Archivierung für Ihr Planungsbüro aussehen kann.
Autor: padcom News Team
Wir schauen uns Ihre Situation gemeinsam an und sagen Ihnen offen, wo Handlungsbedarf besteht – und wo nicht. Unverbindlich, persönlich, aus Wil SG und Holzhäusern ZG.
Wie steht Ihre IT heute da?
Der IT-Sicherheitscheck gibt Ihnen in wenigen Minuten eine Einschätzung mit Punktzahl und einen Bericht dazu. Kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Wir führen ihn gemeinsam mit Landtwing Informatik durch.
Nächster Schritt
Fragen zu diesem Thema? Sprechen wir darüber.
Besprechen Sie Ihre Situation direkt mit uns – im kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch. Online-Termin wählen, und wir melden uns pünktlich bei Ihnen.