Server-Kosten für KMU: Warum die Rechnung selten stimmt

Ein neuer Server ist schnell budgetiert: Angebot einholen, Preis vergleichen, Bestellung auslösen. Die Anschaffungskosten stehen klar auf der Rechnung. Was danach an Kosten entsteht, taucht in den seltensten Budgetplanungen auf – und genau das macht die Rechnung am Ende teurer als gedacht.

Der Kaufpreis ist nur der Anfang

Wer einen Server kauft, bezahlt nicht nur einmal. Ein Server läuft rund um die Uhr, braucht Strom, erzeugt Wärme, die abgeführt werden muss, und benötigt eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, damit ein kurzer Stromausfall nicht gleich zum Datenverlust führt. Dazu kommen Lizenzen für das Betriebssystem und oft für Zusatzsoftware, die über die Nutzungsdauer regelmässig erneuert werden müssen. Diese Positionen tauchen selten in der ursprünglichen Kalkulation auf, weil sie nicht auf der Rechnung des Herstellers stehen, sondern in Nebenkostenabrechnungen, Wartungsverträgen und internen Aufwänden versteckt sind.

Was bei der Anschaffung meist übersehen wird

• Stromverbrauch und Kühlung über die gesamte Betriebsdauer
• Unterbrechungsfreie Stromversorgung und deren Wartung beziehungsweise Ersatz
• Lizenzen, die regelmässig erneuert oder angepasst werden müssen
• Ersatzteile bei Defekten, insbesondere gegen Ende der Lebensdauer
• Arbeitszeit für Betrieb, Updates, Backups und Fehlersuche
• Wiederbeschaffung nach vier bis fünf Jahren, wenn die Hardware technisch veraltet ist
• Das im Server gebundene Kapital, das für andere Investitionen fehlt

Jede dieser Positionen für sich ist überschaubar. In der Summe verändern sie das Bild deutlich – und sie fallen über Jahre verteilt an, oft ohne dass jemand im Unternehmen sie einer einzigen Investitionsentscheidung zuordnet.

Zu gross am Anfang, zu klein am Ende

Hinzu kommt ein strukturelles Problem: Ein gekaufter Server wird für mehrere Jahre im Voraus dimensioniert. Am Anfang ist er deshalb meist grösser ausgelegt, als das Unternehmen aktuell braucht – die überschüssige Kapazität liegt brach, kostet aber trotzdem mit. Wächst das Unternehmen schneller als geplant oder ändern sich die Anforderungen, wird derselbe Server am Ende der Nutzungsdauer zu klein. Dann steht eine Neuanschaffung an, bevor die alte eigentlich amortisiert wäre. Diese Fehlpassung ist beim Kauf kaum zu vermeiden, weil niemand die Entwicklung der nächsten Jahre exakt vorhersehen kann.

Gehört ein Server überhaupt ins Anlagevermögen?

Das führt zu einer Frage, die sich viele Geschäftsführer nie stellen: Muss ein KMU, dessen Kerngeschäft nicht IT-Betrieb ist, überhaupt Kapital in Serverhardware binden? Ein Server ist kein Wertgegenstand, der an Wert gewinnt, sondern eine Betriebsressource, die kontinuierlich Aufwand verursacht und nach wenigen Jahren ersetzt werden muss. Er bindet Kapital, das im eigentlichen Geschäft oft sinnvoller eingesetzt wäre – und er bindet Arbeitszeit, die eigentlich für andere Aufgaben gebraucht wird.

Die Alternative: Server im Abo statt im Anlagevermögen

Ein Cloud Server im Abo-Modell verändert diese Rechnung grundlegend. Statt eine grosse Summe für Hardware zu binden, die über Jahre abgeschrieben wird, zahlen Sie einen planbaren monatlichen Betrag. Strom, Kühlung, USV, Wartung und der Ersatz veralteter Hardware sind darin enthalten, ohne dass Sie sich einzeln darum kümmern müssen. Wächst Ihr Unternehmen oder ändern sich die Anforderungen, lässt sich die Leistung anpassen, statt eine komplette Neubeschaffung auszulösen. Das löst gleich beide Probleme: das versteckter Kostenpositionen und das der falschen Dimensionierung.

Was padcom liefert

padcom betreibt Cloud Server für Schweizer KMU in drei Schweizer Rechenzentren – NTT, Digital Realty und Green. Der Server ist einer von vier Bereichen, die wir als monatliches Abo anbieten, ohne dass Sie Hardware kaufen müssen. Über 465 Schweizer KMU mit mehr als 3450 Benutzerinnen und Benutzern setzen bereits auf dieses Modell, das planbare Kosten mit einem Team verbindet, das Sie über die gesamte Vertragslaufzeit begleitet.

Wenn Sie wissen möchten, wie sich Ihre aktuelle Server-Situation im Vergleich zu einem Abo-Modell rechnet, sprechen wir gerne unverbindlich mit Ihnen darüber. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit padcom.