Microsoft 365 Backup: Warum Ihre Daten in der Cloud trotzdem verschwinden können

«Unsere Daten liegen in Microsoft 365, das ist doch in der Cloud, also gesichert.» Diesen Satz hören wir häufig, wenn wir mit Geschäftsführern über Datensicherung sprechen. Er klingt vernünftig – und ist trotzdem ein Irrtum, der für Schweizer KMU teuer werden kann.

Microsoft 365 ist eine sehr stabile Plattform. Die Verfügbarkeit der Rechenzentren, der Betrieb der Server, die Sicherheit der Infrastruktur: Das alles liegt in der Verantwortung von Microsoft, und Microsoft macht das zuverlässig. Aber genau hier liegt das Missverständnis. Was in Ihren Postfächern, in SharePoint, in Teams oder in OneDrive tatsächlich drinsteht, dafür sind Sie zuständig. Man nennt das Shared-Responsibility-Modell: Microsoft sichert die Plattform, Sie sichern Ihre Inhalte.

Wo das im Alltag zum Problem wird

Solange nichts passiert, spielt diese Unterscheidung keine Rolle. Sobald aber Daten verschwinden, wird sie sehr konkret:

• Eine Mitarbeiterin löscht versehentlich einen wichtigen E-Mail-Ordner. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Papierkorb ist er weg, auch für Microsoft.
• Ein SharePoint-Bereich wird durch eine fehlerhafte Synchronisation oder eine Verschlüsselung überschrieben. Die Vorgängerversionen sind nur eine begrenzte Zeit verfügbar.
• Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, sein Postfach wird gelöscht. Enthaltene Verträge, Kundenkorrespondenz oder Absprachen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unwiederbringlich verloren.

In keinem dieser Fälle greift eine klassische Backup-Logik, wie man sie von einem eigenen Server kennt. Microsoft bietet Papierkorb-Funktionen und begrenzte Aufbewahrungsfristen an, das ist nützlich, aber kein Backup im eigentlichen Sinn. Es ist eine kurze Gnadenfrist, keine dauerhafte Sicherung.

Warum das teurer wird, als man denkt

Der eigentliche Kostenpunkt zeigt sich erst, wenn die Daten fehlen. Verlorene Kundenkorrespondenz bedeutet oft mühsame Rekonstruktion aus Gedächtnis und Einzelfunden. Fehlende Vertragsunterlagen können bei Rückfragen oder Streitfällen zum Problem werden. Und wenn Buchhaltungs- oder Personalunterlagen betroffen sind, stellt sich schnell die Frage nach Aufbewahrungspflichten – ein Thema, das im Einzelfall rechtlich eingeordnet werden sollte und nicht pauschal beantwortet werden kann.

Hinzu kommt: Die meisten Verluste fallen nicht sofort auf. Ein gelöschter Ordner, eine überschriebene Datei, ein Postfach, das schon vor Wochen entfernt wurde. Bis jemand merkt, dass etwas fehlt, ist die Frist für eine Wiederherstellung über Microsoft-eigene Mittel oft längst abgelaufen.

Was eine unabhängige Sicherung leisten muss

Um dieses Risiko in den Griff zu bekommen, braucht es eine Sicherung, die unabhängig von den Aufbewahrungsfristen von Microsoft funktioniert. Das bedeutet: eigene, regelmässige Sicherungspunkte für Postfächer, SharePoint, OneDrive und Teams, verschlüsselt gespeichert, und mit der Möglichkeit, gezielt einzelne Elemente wiederherzustellen, nicht nur alles auf einmal.

Genauso wichtig wie die Sicherung selbst ist die Prüfung, ob eine Wiederherstellung im Ernstfall tatsächlich funktioniert. Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist eine Vermutung, keine Absicherung. Das laufend im Blick zu behalten, ist keine einmalige Einrichtung, sondern eine Aufgabe, die kontinuierliche Aufmerksamkeit braucht.

Wie padcom das für Sie löst

Im Bereich Backup & Datensicherheit sichert padcom Ihre Microsoft 365-Umgebung verschlüsselt und unabhängig von den Fristen der Plattform. Die Sicherung wird regelmässig überprüft, damit eine Wiederherstellung im Bedarfsfall auch tatsächlich funktioniert, und nicht erst im Ernstfall zur Überraschung wird. Wie alle Leistungen von padcom ist das im monatlichen Abo geregelt, ohne dass Sie zusätzliche Hardware kaufen oder eine eigene Infrastruktur betreiben müssen. Betreut werden Sie über die gesamte Laufzeit vom gleichen Team unter der Leitung von Devis und Corinne Laimbacher, nicht über eine wechselnde Hotline.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie es um die tatsächliche Sicherung Ihrer Microsoft 365-Daten steht, lohnt sich ein Blick darauf, bevor etwas fehlt. Vereinbaren Sie ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch mit padcom, wir schauen gemeinsam mit Ihnen, wo Sie stehen.